Reject/ Nonconforming and Leftover Garment Handling Procedure
Reject/ Nonconforming and Leftover Garment Handling Procedure
Purpose
To provide guidance to all the members of the JKR Fashions Ltd. how to handle reject garments throughout the production & finishing process. Also to reduce the reject garment% and prevent them mix-up with good garments & maintain order closing report as well as cut to ship ratio. This is a part of quality assurance process.
Scope
This is applies to all sections along with cutting, sewing & finishing of JKR Fashions Ltd.
Responsibility
Below list of the people is responsible for this procedure.
Production In-charge, Quality In-charge, (Finishing, Sewing & Cutting)
Quality Controller, Production Supervisor, Line chief.
QA Recorder.
Production Manager & Quality Manager.
Production & Quality Head.
Reject Garment/ Panel Control Procedure
Process
If any panel rejection found in cutting/ Sewing it should be replaced with good one maintaining size color & remnants (Shade) with record. Record must be kept with the signature or cutting quality incharge & sewing incharge/ line chief.
Rejected panel should drop into red box & Style basis all rejected panel should be hand over to store mentioning FGML, Buyer, Style, PO, size & other details with register.
Cutting quality & production in-charge will sign in the register.
If any complete garment get rejected in sewing line, line Quality controller need to review it, attach red tag & mark defect area in red tag with the reject code & handover to line chief/ Incharge.
Production In-Charge & line chief need to review the reject garment & make a decision whether it is repairable or not, If it is repairable then Production In-Charge and Line Chief responsible to correct it within 12 hour. Reject garment tag should not remove till it correct and conform by Quality Controller as good garment.
If linechief-Incharge can’t repair, quality controller inform to quality incharge. Quality incharge will review the garments if he/ she can repair it he will do if not he/ she will inform Production & quality manager. If they also can’t repair it than it will be included reject record with all relevant persons signature & drop into reject box.
If necessary, with the permition of quality incharge, line chief can take reject garments from reject box for part / accessories replacement with entry in register.
End of the day finally rejected garments will handover to quality recorder by quality incharge.
Quality recorder will check actual quantity, style, FGML, color, size etc against report, if everything found ok he will sign on the report & take one copy with him, update the database & inform everyone through mail.
Cutting incharge will collect style wise reject data filtering from reject record & cut this quantity extra with last cutting & supply to the line.
Quality incharge will keep a copy of reject record with him signed by QA recorder for future reference.
All the reject garments come from production, Qa recorder will segregate according to Date, Bayar, style & color, make reviewed by QA & production head, take signature from them & handover to store weekly.
In any case if any reject garment found in finishing section then finishing Quality Controller should review it and attach red tag & mark defect area with reject code & send back to the respective sewing line separately to Quality In-Charge/Controller maintain register mentioning Size, color, style, FGML, PO etc.
Sewing quality controller will follow as describe earliear (4.1.2 to 4.1.12).
Left over garments & unfinished/incomplete garments are not been counted as reject garments. It should be store safe & separately.
Incomplete garments s/b handed over to store as panel reject and leftover garment (good garments which can’t be shipped due to any special reason) s/b handed over to store mentionaing buyer, FGML, Style. PO, color, size etc. report should be published by finishing incharge & inform to all through mail within 3 days of style closing.
Coordinator team will make style closing report for all style after closing & inform management through mail & monthly meeting. if any inconsistancy found in style closing report management will take necessary action against the responsible.
Incase if need any garments from reject garments store must maintain register with the permission of factory QA manager.
store should keep the garments at least 12 months from last shipment with style closing report mentioning FGML/ style. After finishing the time line store can sell or take necessary steps according to 3rd party’s property control procedure.
Reference
Daily reject garments record (FGML-QA-FO-036)
Daily reject garment register
buyer/ Third party property control procedure.
Definition
Left over garment - good garment but cannot ship due to ratio not match, size not match, excess quantity etc.
রিজেক্ট/ ননকনফর্মিং/ লেফটওভার গার্মেন্ট হ্যান্ডলিং প্রসিডিউর।
উদ্দেশ্য
JKR Fashions এর সকল কর্মীদের, কিভাবে রিজেক্ট গার্মেন্ট হ্যান্ডলিং করতে হবে, কিভাবে রিজেক্ট কমানো যাবে, রিজেক্ট গার্মেন্ট কিভাবে ভাল গার্মেন্টের সাথে মিশে যাওয়া প্রতিরোধ করা যায়, এবং কাট টু শিপ রেশিও মিলিয়ে কিভাবে অর্ডার ক্লোজ করতে হবে তার একটি নির্দেশনা প্রদান করা। ইহা কোয়ালিটি এসুরেন্সের একটি অংশ।
আওতা
এই প্রসেসটি কাটিং, সুইং , ফিনিশিং সহ সকল শাখার জন্য প্রযোয্য।
দায়ীত্ব
নিম্নোল্লোখিত ব্যক্তি বর্গ এই প্রসিডিউরটি অনুসরণ ও প্রয়োগ নিশ্চিত করবেন।
প্রডাকশন ও কোয়ালিটি ইনচার্জ (কাটিং, সুইং ও ফিনিশিং)
কোয়ালিটি কন্ট্রোলার, লাইনচীফ, সুপারভাইজার।
কিউ এ রেকর্ডার।
প্রডাকশন ও কোয়ালিটি ম্যানেজার।
প্রডাকশন ও কোয়ালিটি হেড।
রিজেক্ট গার্মেন্ট/ প্যানেল নিয়ন্ত্রণ নীতিমালা
প্রকৃয়া
কাটিং এ বা সুইং এ যদি কোন প্যানেল রিজেকশন পাওয়া যায় তবে তার পরিবর্তে একই প্যানেল কেটে দিতে হবে এবং খেয়াল রাখতে হবে পরিবর্তিত প্যনেল যেন সাইজ , কালার ও রেমনেন্টস অনুসারে কাটা হয় এবং কাটিং কোয়ালিটি ও সুইং ইনচার্জ/ লাইনচীফ এর সাক্ষর সহ রেকর্ড সংরক্ষন করা হয়।
রিজেক্ট প্যানেলগুলো বায়ার, স্টাইল ইত্যাদি উল্লেখ করে রেড বক্সে রাখতে হবে এবং তার পরিবর্তে ফেব্রিক আনার জন্য রেজিসস্টার সংরক্ষন স্টোরে জমা দিতে হবে।
কাটিং কোয়ালিটি ও প্রডাকশন ইনচার্জ রেজিস্টারে সাক্ষর করবেন।
যদি কোন কমপ্লিট গার্মেন্ট সুইং লাইনে রিজেক্ট হয় তবে লাইন কোয়ালিটি কন্ট্রোলার তা রিভিউ করে রেড ট্যাগ লাগিয়ে রিজেকসন এরিয়া চিহ্নিত করে লাইন চীফ বা ইনচার্জ কে বুঝিয়ে দিবে ।
লাইনচীফ ও প্রডাকশন ইনচার্জ গার্মেন্ট রিভিউ করে দেখবে যে এটা ঠিক করা যাবে কিনা, যদি ঠিক করা যায় তবে প্রডাকশন ইনচার্জ ও লাইনচীফ ১২ ঘন্টার মধ্যে রিজেক্ট গার্মেন্ট ঠিক করে দিবে এবং যতক্ষন পর্যন্ত কোয়ালিটি কন্ট্রোলার এটিকে ভাল গার্মেন্ট হিসেবে ঘোষনা না করবে ততক্ষন রেড ট্যাগ খোলা যাবেনা।
লাইন চীফ-ইনচার্জ যদি ঠিক করতে না পারে তবে কোয়ালিটি কন্ট্রোলার, কোয়ালিটি ইনচার্জকে জানাবে। কোয়ালিটি ইনচার্জ রিভিউ করে যদি ঠিক করাতে পারে তাহলে করবে, যদি না পারে তবে কোয়ালিটি ও প্রডাকশন ম্যানেজারকে জানাবে, তারাও যদি ঠিক করতে না তারাও যদি কোন ব্যাবস্থা গ্রহন করতে না পারে তবে সকলের সাক্ষর সহ রিপোর্টে অন্তর্ভুক্ত করে রিজেক্ট বক্সে জমা রাখবে।
কোয়ালিটি ইনচার্জের মাধ্যমে পার্ট পরিবর্তন বা এক্সেসরিজ পরিবর্তনের জন্য প্রয়োজনে লাইনচীফ রেজিস্টারে সাক্ষর করে বক্স থেকে গার্মেন্ট বের করতে পারবে।
দিন শেষে চুরান্তভাবে রিজেক্ট গার্মেন্টগুলো কোয়ালিটি ইনচার্জ, কোয়ালিটি রেকর্ডারের নিকট জমা দিবে।
কোয়ালিটি রেকরডার রিপোর্টের সাথে প্রকৃত কোয়ান্টিটি, স্টাইল, এম টি এস এল, কালার, সাইজ ইত্যাদি মিলিয়ে রিজেক্ট রিপোর্টে সাক্ষর করে রিপোর্টের একটি কপি সহ তার কাছে সংরক্ষন করবে। এবং তা কম্পিউটার ডাটাবেজে আপডেট করে মেইলের মাধ্যমে সবাইকে অবহিত করবে।
মেইল থেকে স্টাইল অনুযায়ী ফিল্টারিং এর মাধ্যমে প্রাপ্ত রিজেক্ট কোয়ান্টিটি কাটিং ইনচার্জ উক্ত স্টাইলের লাস্ট কাটিং এর সাথে যোগ করে লাইনে সরবরাহ করবে।
কোয়ালিটি ইনচার্জ কিউ এ রেকর্ডারের সাক্ষর করা রিজেকশন রিপোর্টের কপি ভবিষ্যত রেফেরেন্সের জন্য নিজের কাছে সংরক্ষন করবে।
ফ্লোর থেকে প্রাপ্ত সকল রিজেক্ট গার্মেন্ট কিউ এ রেকর্ডার তারিখ, বায়ার, স্টাইল ও কালার অনুযায়ী সপ্তাহে একবার কোয়ালিটি ও প্রডাকশন হেড কর্তৃক রিভিউ করার পর তাদের সাক্ষর নিয়ে স্টোরে হস্তান্তর করবে।
যদি কখনো ফিনিশিং এ রিজেক্ট গার্মেন্ট পাওয়া যায় তবে ফিনিশিং কোয়ালিটি কন্ট্রোলার তাতে রেড ট্যাগ লাগিয়ে রিজেক্ট কোড ও এরিয়া চিহ্নিত করে রেজিস্টারে লিপিবদ্ধ করে সাইজ , কালার, স্টাইল, এফজিএমএল পিও ইত্যাদি উল্লেখপূর্বক নির্দিষ্ট সুইং লাইনের কোয়ালিটি ইনচার্জ/ কন্ট্রোলারকে ফেরত দিবে ।
সুইং কোয়ালিটি কন্ট্রোলার ও ইনচার্জ পূর্বে বর্ণিত নিয়ম (৪.১.২ থেকে ৪.১.১২) অনুশরন করবে
লেফটওভার ও ইনকমপ্লিট গার্মেন্ট রিজেক্ট গার্মেন্ট হিসেবে বিবেচনা করা যাবেনা। এগুলো আলাদা ভাবে নিরাপদে সংরক্ষন করবে।
ইনকমপ্লিট গার্মেন্ট প্যনেল রিজেক্ট হিসেবে কাটিং এর মাধ্যমে স্টোরে জমা দিতে হবে এবং লেফটওভার গার্মেন্ট (ভাল গার্মেন্ট যা কোন বিশেষ কারণ বশত শিপমেন্ট করা যায়নি) আলাদা ভাবে ফিনিশিং ইনচার্জ বায়ার, এম টি এস এল, স্টাইল, কালার ও সাইজ অনুযায়ী রিপোর্ট করে স্টাইল ক্লোজিং এর তিন দিনের মধ্যে স্টোরে জমা দিবে এবং মেইলের মাধ্যমে সবাইকে জানিয়ে দিবে।
কো-অর্ডিনেটর স্টাইল ক্লোজ হওয়ার পর সকল স্টাইলের জন্য স্টাইল ক্লোজিং রিপোর্ট করবে এবং মেইলের মাধ্যমে ও মাসিক মিটিং এ ম্যানেজমেন্টকে অবহিত করবে। স্টাইল ক্লোজিং রিপোর্টে যদি কোন অসঙ্গতি পাওয়া যায় তবে প্রয়োজনীয় ব্যাবস্থা গ্রহন করতে হবে।
যদি নির্দিষ্ট সময়ের আগে কোন রিজেক্ট গার্মেন্ট স্টোর থেকে বের করার প্রয়োজন হয় অবশ্যই রেজিস্টারে বিস্তারিত উল্লেখপূর্বক ফ্যাক্টরী কোয়ালিটি ম্যানেজারের অনুমতি সাপেক্ষে দিতে হবে।
স্টাইল ক্লোজিং এর রিপোর্ট সহ ষ্টোর, গার্মেন্টগুলো FGML/ Style উল্লেখপূর্বক ১২ মাস সংরক্ষন করবে এবং নির্দিষ্ট সময় শেষে বায়ার বা তৃতিয় পক্ষের সম্পত্তি রক্ষনাবেক্ষনের প্রসিডিউর অনুসরন করে বিক্রয় বা প্রয়োজনীয় ব্যাবস্থা গ্রহন করতে পারবে।
প্রাসঙ্গিক
Daily reject garments record (FGML-QA-FO-036)
Daily reject garment register
Buyer/ Third party property control procedure.
সংজ্ঞা
লেফটওভার – ভাল গার্মেন্ট কিন্তু রেশিও না মেলা, সাইজ না মেলা, অতিরিক্ত থাকা বা অন্য যে কোন কারনে শিপমেন্ট করা যায়নি।
